外国语学院外贸工作坊
湖北福沃德科技有限公司
国际贸易部工作流程说明书
第一节 订单操作流程
一、接到询盘
（一）客户知道我司有三种途径：
1．通过我司网站了解。
2．同行朋友介绍。
3．交易会上认识。
（二）与客户洽谈
1. 接待客户
一般老客户来工厂前会先通知业务员具体的日期，业务员在安排客户来厂事务时要了解客户是否要接机，在哪个机场或哪个宾馆，有多少位人员等一些资料，并和我司负责车子调度的人员联系，如果是去机场接机的要提供客户的姓名、公司等资料。业务员把来厂客户的信息通知客户服务代表，由客户服务代表负责安排车子接送客户，客户服务代表要及时的负责客户的接送行程，并为需要预订宾馆的客户订好宾馆以及相关的服务工作。
2. 洽谈业务
业务助理或业务员在洽谈业务时一定要处长在场。客户要求的信息要详细地记录在客户洽谈单中，业务员要为客户介绍我司的最新产品，或按客户以往的订单推荐一些适合客户市场的产品，业务员要掌握和了解生产上的一些技术问题和业务知识。让客户也要了解我司的一些要求。
与客户洽谈时要了解客户的各种信息，并在《业务洽谈记录单》中详细记录。
二、评审
业务员接到客户询盘，如电话、邮件、传真、《业务洽谈记录单》，首先判断顾客要求是特殊要求还是常规要求，具体评审见《顾客要求评审细则》
三、报盘
业务员对客户询盘评审结束，对客户询盘进行回复，用传真或邮件、电话报盘。
四、磋商
如果客户认为还有内容需要磋商，会还盘，我司相应地进行报盘，直至双方达成和约。
五、客户是否要签合同
在签订合同之前业务员要按程序文件中的顾客需求识别对合同的性质进行评定，是特殊合同还是一般合同。如果是特殊合同要召集相关部门对合同进行评审后再决定是否可接受此订单。详见顾客要求识别与评审控制程序。
（一）客户要求先打样后签合同
由制单员或助理开《打样单》给开发部打样，详见《打样流程说明书》
（二）客户签合同
客户与我司签合同后有两种情况：
1. 客户先签合同后要求打样
由制单员或助理根据客户邮件、传真或《业务洽谈记录单》制作《销售合同确认书》，详见《销售确认书流程说明书》；然后制单员或助理制作《打样单》给开发部，详见《打样流程说明书》
2. 客户签了合同不需要打样
对于一些老客户订购的老货号、返单的订单或一些不需要打样的客户，签订《销售确认书》即可，详见《销售确认书流程说明书》，跟踪客户，待客户预付款到，则制作《生产明细单》，详见《生产明细单流程说明书》。
六、打样
见《打样流程说明书》。样品寄给客户后，业务员应进行跟踪，并对跟踪情况进行记录。打样跟踪的结果要及时登记在客户管理员的打样信息反馈表上（此表客户管理员与业务员共享），要求业务员每10天登记一次，直至客户最终是否明确下单为止。登记时要按照表格要求详细填写（下单的，标注清楚；未下单的，填写原因），详见《打样跟踪流程》。
七、样品是否需要修改
（一）客户对样品需要进行修改
客户对样品需要进行修改的，业务员或助理要确定客户要求修改的内容。业务员或助理要求客户将修改内容以书面记录、传真或电子邮件发至我司。
样品修改而不需要打样的，则业务员或助理检查是否有合同 ，没有合同的应与客户签订合同。
样品修改而客户要求重打样，按《打样流程说明书》进行。
（二）客户对样品无修改内容
客户对样品满意，无修改内容时，业务员检查是否有合同，若没有合同的则与客户签订《销售确认书》，详见《销售确认书流程说明书》，并跟踪客户，待客户预付款到，则制作《生产明细单》，详见《生产明细单流程说明书》
八、开明细单
1. 开明细单之前，业务员或助理应检查是否收到客户预付款，若没有收到预付款，应与客户保持联系，向客户催预付款。开明细单的前提，必须要有客户的预付款，由统计员负责把关.
2. 若没有收到客户预付款，则由业务员负责跟踪客户，待客户预付款到，则制作《生产明细单》，详见《生产明细单流程说明书》。
3.特殊情况下，如果客户的预付款未到，而生产交期很紧，由业务处处长和国际贸易部经理审批后，可以先下生产明细单。
九、支持信息
客户邮件、传真
十、成果清单
《业务洽谈记录单》
《销售确认书》
《打样单》
《生产明细单》
第二节 打样流程
一、制单员制作打样单
1. 制单员根据《业务洽谈记录单》以及其他来往函件中的客户打样信息制作《打样单》。
2. 制单员在制作《打样单》时，必须做到准确及时。准确，一是指准确地按照客户的要求；二是指根据客户的等级和样品的性质准确地判断《打样单》的级别（一般，确认样，加急）。
二、处长、经理审核
业务员将《打样单》交处长审核.处长主要是根据客户的等级情况以及样品的数量审核《打样单》的级别是否恰当准确，控制公司的打样成本；如果是加急的样品，必须由国际贸易部经理签字。详见《打样操作规定》
三、开发部打样
开发部接到制单员传递的《打样单》后，进行排单，并在《打样签收本》上签字确认完成日期，保质按时地完成样品。期间如果有任何的疑问和特殊情况应该及时反馈到制单员处，以便及时更正。
四、开发部通知样品完成
样品完成后开发部通知制单员。
五、拍照留档
制单员在接到开发部样品完成的通知后，对样品进行检查校对，如果准确无误的，在《收样签收本》上签字，如果样品有误或者有品质问题的，应该要求开发部重新制作，并且确认新的完成时间。然后对确认后的样品进行拍照留档，并对样品照片进行登记编号，以供正式定单时参考。
六、寄样
文员制单员根据样品性质和客户等级按照公司规定选择合适的快递公司邮寄样品，并且跟业务员确认到付或者预付。文员根据公司签订协议的几家快递公司的优势区域选择最优惠的快递公司进行邮寄，并且跟业务员确认是到付或者预付，业务员、文员不能擅自找非协议的快递公司邮寄。详见《打样操作规定》
七、跟踪客户
样品寄出后，业务员及时通知客户邮寄单号，以便客户跟踪查询。客户收到样品后，业务员主动征询客户对样品的建议，如需修改的，及时安排重打样。并且在《客户跟踪表》上作好跟踪记录。
八、其他工作内容及要求
如有客户提供实样的制单员应该将《打样单》和实样同时传递到开发部。
九、支持信息清单
《业务洽谈单》、来往函件
十、成果清单
《打样单》
《寄样单》
《样品照片》
《打样签收本》
《收样签收本》
《客户跟踪表》
第三节 销售确认书流程
（流程图需要修改）
一、制作S/C
业务员根据评审后的客户传真、邮件、《业务洽谈记录单》制作S/C，即《销售确认书》。签订销售合同前要结合ISO9000中的一般合同、特殊合同的标准进行操作
二、处长审核签字盖章
业务员制作《销售确认书》后交给处长审核签字。处长要审核合同的性质，是一般合同还是特殊合同，并应审核合同上单价是否可行，交货方式，付款方式，港口、有无工厂的货号、尺码、数量、有无特殊要求等，审核无误后处长盖章并在反面签字。
处长对于合同内容的完整性、正确性要负责
三、传真给客户确认签字
业务员将《销售确认书》传真给客户确认，并要求客户签字回传。
四、统计员登记、留原件、复印件传真给计划员
业务员将《销售确认书》交给统计员。统计员将《销售确认书》进行登记、留原件、复印件传真给计划员（是否需要传递给统计员）此流程环节可去掉
五、生产计划员登记排单
业务员将客户签名回复的《销售确认书》交给生产计划员登记排单，生产计划员登记排单后，将确定的交货期填写在《销售确认书》上。并且对新底、新刀模的货号进行标注以及对于新底、新刀模要预先申请放样。
六、返还业务员
计划员将确定交货期的《销售确认书》返还给业务员
七、其他要求
1、付款方式：只接受即期、保兑、不可撤消L/C、前T/T（指有预付订金的）、前D/P（指有预付订金的）。预付订金新客户合同金额的30%，老客户不低于20%。
2、低于一万美金的合同，因为银行费用太高原则上不接受L/C。
3、特殊合同：一票金额在50万人民币或6万美金以上；或插单、工艺复杂、订单数量少、但要求特殊的；订单要求交期短于公司生产周期；或其他特殊要求。
4、常规合同：除了特殊合同之外的全部为常规合同。
5、特殊合同必须要与相关部门评审后方可签订。
七、支持信息清单
客户邮件、传真
《业务洽谈记录单》
八、成果清单
《销售确认书》
第四节 生产明细单流程
流程修改 ，计划员只传递给制造部的生产计划部和商务处。详见生产明细单制作与执行规定。统计员审核定金这一关
一、制单员制作生产明细单
1. 制作《生产明细单》的目的是将客户的定单信息转化成生产指令。
2. 在制作《生产明细单》时，必须依据确认样、确认样照片、《业务洽谈记录单》、《寄样单》以及客户的来往函件等里面的定单信息，严格按照客户的要求制作。必须注意以下几个方面：（1）数量。（2）配码。（3）颜色。（4）包装细节（内盒，商标，唛头，挂牌贴标等）。
3. 把《生产明细单》交给业务员
二、业务员审核签字]
业务员对制单员制作的〈〈生产明细单〉〉进行审核并签字。
统计员审核此订单的预付定金是否到位，没有预金定金的订单要及时通知所属处长，特殊订单没有预付定金先下生产明细单的，由处长和经理签字同意后方可下发。（统计员与排单员的接口）
三、处长审核签字（明细单附合同）
1. 处长接到业务员传递的《生产明细单》后，进行审核。
2. 处长审核的目的是控制销售价格，检查业务员所签合同价格是否符合公司授权的销售价格范围。
3. 处长在审核时还必须检查《生产明细单》上填制的材料是否是常规材料，如果不是常规材料，应该检查合同价格是否已经相应的调整了。
4.处长必须检查预付款或信用证是否到位。
5．审核客供资料到位的时间、商标授权书或商标注册证书是否到位等。
四、审单人审核
1. 审单人接到业务处长传递的明细单，进行审核。
2. 审单人审核的内容：货号、尺码、配码、数量、材料、生产工艺、包装要求、商标要求是否填写完整、客户有无特殊要求、明细单内容填写是否完整。以及其他的细节是否跟确认样一样。
3. 审单人如果发现《生产明细单》上有任何的疑问，必须及时跟制单员校对确认。
五、计划员登记传递
1. 计划员接到处长盖章的《生产明细单》后，对《生产明细单》上的每个货号及其数量进行登记，并对生产指令进行分解。商标授权书是否到位，
2. 将登记分解后的《生产明细单》传递到制造管理事业部下的生产计划部、商务部，业务员等，如要开底、刀模的，排单员须填制《底、刀模开发通知单》连同《生产明细单》一同传递到产品开发部，并做好准确的发放记录。
六、其他工作内容及要求
1、制作和传递《生产明细单》的过程中不可遗漏丢失附件（主要是包装资料信息）。也不可以将有关客户的信息的附件传递到其他相关部门。
2、业务员接到生产部门关于《生产明细单》信息有异议的反馈单后，应立即与客户取得联系确认，如不能及时得到客户回复，应立即与反馈方联系并确定回复时间，最迟不得超过三个工作日。
七、支持信息清单
《业务洽谈记录单》
《寄样单》
来往函件
确认样
〈〈底、刀模开发通知单〉〉
八、成果清单
《生产明细单》
《明细单传递记录》
第五节 生产明细单更改流程一般更改：
一、业务员
1. 由客户或生产各部门、业务员提出更改要求。
2. 业务员查明生产情况。
3. 填写《生产明细单更改联系单》，凡客户或其它部门原因的附书面资料。
4. 交业务处长审批。
二、业务处长
1. 业务处长审批《生产明细单更改联系单》。
三、计划员
1. 接到业务员提交的《生产明细单更改联系单》签字存档。
四、有关部门
计划员将《生产明细单更改联系单》下发到有关部门，并做好下发记录。
五、支持信息清单
客户或生产各部门提出的更改要求
六、成果清单
《生产明细单更改联系单》
《生产明细单更改联系单发放记录》
特殊更改：（指对公司造成经济损失的）
一、业务员
1. 由客户或生产各部门、业务员提出更改要求。
2. 业务员查明生产情况。如为客户原因更改，业务员要了解造成的经济损失大致有多少费用，并同财务及相关部门评估、鉴定损失金额。损失金额确定后，积极与客户协商其应承担的金额（视客户的不同，特殊情况由经理确定客人是否最终承担金额或部分金额）。原则上能不翻工的，能为节约公司各项成本的，建议客人不进行更改。
3. 填写《生产明细单更改联系单》。
4. 交业务处长审批。
二、业务处长
业务处长审批《生产明细单更改联系单》。
三、部门负责人
国际贸易部经理审批业务员提交的《生产明细单更改联系单》。
四、生产计划员
接到业务员提交的《生产明细单更改联系单》签字存档。
五、有关部门
计划员将《生产明细单更改联系单》下发到有关部门，并做好下发记录。
六、支持信息清单
客户或生产各部门提出的更改要求
七、成果清单
《生产明细单更改联系单》
《生产明细单更改联系单发放记录》
第六节 T/T放单流程
一、业务员接到正本提单复印件
业务员接到处长给予的正本提单复印件。
二、 核查收到货物余款
1. 业务员核查银行《水单》。
2. 业务员确认应收货款全额到位，并在相应的《水单》上填入相应的客人公司及商检号。统计员审核无误后，在水单上签字确认。
三、业务员取正本提单
业务员凭统计员已经签字确认的银行水单到处长处取《正本提单》
四、业务员寄正本提单.
业务员将正本提单寄给客户。
五、其他工作内容和要求
处长发现超期的提单（指超过装船日期一个月），必须提醒业务员，并进行积极跟踪处理。
六、支持信息清单
《水单》
《正本提单》复印件
《水单》复印件
七、成果清单
《提单签收单》
《提单邮寄单》
第七节 垫付海运费流程
一、业务员接到客户要求
1. 业务员接到客人垫付海运费的要求，以书面形式（传真或邮件）同客人确认此要求。
2. 业务员以书面形式同客人确认船公司及海运费。若客人有指定船公司：同客人确认海运费。
3. 同客人确认在公司规定时间内以公司允许的支付方式支付海运费。
二、业务员填写垫付海运费申请单
1．业务员收到客户海运费垫付要求或船公司确认件后,填写《海运费申请单》。
2．在申请单上填入相应的内容。
三、处长审批
业务员把填写完整的垫付《海运费申请单》,附上客人要求垫付海运的书面凭证交于所在处的处长审批.
四、交外运员
业务员把处长审批了的《垫付海运费申请单》交于外运员。
五、支持信息清单
客人邮件或是传真件
六、成果清单
《垫付海运费申请单》
第八节 出货流程
一、计划
见《计划流程说明书》。
二、跟单
见《跟单流程说明书》。
三、订舱
见《订舱、报关（外运）流程说明书》。
四、报验
见《报检流程说明书》。
五、发货
见《发货流程说明书》。
六、提单
见《提单流程说明书》。
七、制单、交单
见《单证流程说明书》。
八、回收核销单和报关单
见《核销单流程说明书》。
第九节 计划流程
计划流程中制作生产明细单、处长审核、审单员审核这
些环节是否可删除掉
Y
N
有关部门是否能确定具体的部门
一、 计划员接收业务员传递的《销售合同》
二、了解产品的工艺及难度
计划员凭《样品目录书》、《工艺卡片》、样品间实样和个人经验估算产品的工艺及生产难度。
三、核查刀模、底模
计划员应进行以下工作：
1. 查《刀模、底模记录表》。
2. 与开发部门联系。
3. 如无刀模、底模，则应在《合同》上注明。
四、计算配码。
计划员根据模具的双数计算合同的配码（注塑鞋）。
五、确定交货期
计划员根据产品的工艺难度，刀模、底模核查情况及计算配码，确定恰当的交货期。
在《合同》注明具体的交货日期。
将确定的交货日期和各货号登记在《计划预排表》上。
六、反馈业务员
计划员将《合同》登记后，反馈给业务员。
七、制单员制作生产明细单
见《生产明细单说明书》。
八、业务处长审核
业务员将《生产明细单》交本处处长审核签字。
九、审单员审核
业务处长将《生产明细单》传给业务员再传给审单员或直接传给审单员。
审单员对《生产明细单》全面检查一遍，发现错误通知业务员更改,审核完毕交生产计划员。
十、订商检号
计划员确定商检号，商检日期，登记在《生产明细单》上。将确定的商检号登记在《商检号记录表》上。
十一、盖准许生产章。
计划员盖准许生产章。
十二、开《刀模底模申请单》
计划员应进行以下工作：
1. 若没有刀模底模，填写《刀模底模申请单》（一式两份）；如果冷粘鞋需加一份《鞋楦申请单》。
2. 复印《生产明细单》。
十三、下发《生产明细单》
计划员下发《生产明细单》到各相关部门，并做好《生产明细单的传递记录》。
十四、下发《刀模底模申请单》和《鞋楦申请单》
具体见ISO9000要求规定
十五、其他工作及要求
计划员的其他工作：
1. 传递《明细单更改通知单》，了解有无损失，作好记录。
2. 做《在手合同和生产安排月报表》和《各底号下单情况月报表》。
3. 《生产明细单》的归档。
4. 了解生产进度。
5. 协调生产中出现的问题。
十六、支持信息清单
《样品目录书》
《工艺卡片》
《生产明细单》
《合同》
《生产明细单更改通知单》
十七、成果清单
《计划预排表》
《商检号记录表》
《生产明细单传递记录》
《生产明细单更改通知单传递记录》
《刀模底模申请单》
《刀模底模申请单传递记录》
《鞋楦申请单》
《鞋楦申请单》的传递记录
《在手合同和生产安排月报表》
《各底号下单情况月报表》
第十节 跟单流程
一、明细单下单后接回
业务员从计划员处接回《生产明细单》。
二、登记业务台帐
业务员应及时、详细、准确登记业务台帐，台帐内容主要包括合同数量、金额、预付款、交货期等必要项目。
三、跟踪生产进度
业务员对生产进度进行跟踪，必要时要提供我司的生产进度给客户，以便客户安排QC前来验货。
四、安排订舱订船
在我司大货做好的前十五天要先与客人联系订舱细节，然后在进行订舱和安排船期，一般情况下只需要提前十天安排订舱，但如遇到特殊情况，如船公司忙季，爆舱时则要提前半个月(这要根据具体情况所需)。
五、安排验货
如果拉箱时客户要验货的，业务员要通知发货人员具体要验货的商检号，并且准备一些相关资料如《发票》、《装箱单》等。
1. 如果是国际性检验机构前来验货的，如SGS，BV，ITS等等，业务员在订好舱后向相关检验机构申请检验并提供《发票》和《装箱单》。国际性检验都是在最后一天拉箱时前来验货，监装。业务员视实际情况负责确认和协调货代与检验机构的检验日期一致，并陪同检验人员一起验货。SGS检验后需要工厂提供材质报告。
2. 客户安排QC最后一天拉箱时来验货的，业务员要陪同客户一起验货。
3. 有些客户的QC在工厂下料时就来验货直到货出运，业务员要随时和QC沟通大货生产的一些情况，对他们提出的一些需要帮忙和解决的事要及时解决。
六、货物出运
货物出运后，发货人员要在集装箱走之前第一时间通知相应业务员是否有短溢装，并在发货后将《发货回执》传递到统计员处（如有短溢装，统计员要复印一份传递业务员）。
七、付款方式
1. T/T付款方式
业务员要根据客户提供的资料核对提单，并做《发票》和《装箱单》。提单正本收到后第一时间内传真B/L、发票、箱单给客户，催客户汇余款，收到余款后要和统计员核对是否全额余款都付清了，确认余款结清后，到处长处领取提单，将整套完整的单据寄给客户。结束后要对整票的资料要进行副本归档。
2.做L/C付款方式
单证员根据L/C中的要求制作所有的单据，并保证在交单期前提交给银行。
八、支持信息清单
《装箱单》
《发票》
《发货清单》
九、成果清单
《订舱单》
《检验报告》
《检验申请表》
《材质报告》
《交易资料清单》
《业务台帐》
第十一节 订舱、报关、外运流程
一、 接订舱单
外运员接收业务员的《订舱明细单》。
二、 选择货代
全面审核订舱单：
1. 如指定货代：需附上客户指定货代的书面通知，随后FAX所相对应的货代。
2. 如非指定货代（协议货代）：按优势船公司、航线选择有实力的货代租船与订舱。
3. 如非指定货代的情况下指定船公司（协议货代）：选择与船公司关系好、有直接订舱权的货代租船与订舱。
4. 如此票货物做预付条款时，需先向多家（船公司或货代）询问海运价，作比较后选择合适的代理租船与订舱。
三、与货代确认舱位、船期、拖箱时间
要确认是我司交货期后的最近一班船期。
在货物100%完成、不误船期的情况下与货代确定合适的拖箱时间。
四、制定发货计划
1. 填写《外运流程登记表》
每票按业务员、合同号、商检号、核销单号、箱型、成交方式、出运港、目的港作登记留档。
2. 填写《出货计划流程登记表》
每票按业务员、商检号、目的港、箱型、货代公司、联系人/电话、原计划交货日期、实际拖箱日期、开航日期、内陆包干费（发票号）、海运费（发票号）、付款日期、核销单回收日期作登记留档。
五、寄报关资料和核销单及传商检单
1．报关资料和核销单需在拖箱的前一天寄给货代。
《订舱明细单》-----业务员提供。
《核销单》-----统计员提供。
《报关资料》-----商检员提供。
《换证凭条》-----商检员提供。（快速核放后需要修改，只需要提供一个号码即可）
(1) 整理出所要寄的报关资料交给统计员备案。
(2) 把已备案的每套报关资料和核销单按不同关区附上报关单、报检委托书、报关委托书。
(3) 每套报关资料按“外运流程表”的程序作登记。
(4) 通过快递寄给货代。
2. 传《商检单》：为了能保证货代及时、准确不误报关时间的情况下在商检局换出通关单最好是在拖柜前一天传给货代。（需要修改）
六、发货
1. 在发货的前一天通知统计员开发货单交给发货员通知发货。
2. 配合好发货员准确、圆满完成每天所发的货物。
七、付费
付费：内陆包干费、海运费。
货代一般在船开后两天内开出相对应发票寄给我司，经过领导与相关人员审核、审批后拿财务汇出，随后给回单复印件传给货代。请详见《付费（货代）流程说明书》和《付费（散货）流程说明书》。
八、回收核销单和报关单
在船开半个月后、货代的运费已付的情况下就可以回收《核销单》（除特殊情况）。确定回收核销单的期限
九、其它工作及要求
每月上交《货代公司不良记录统计表》给部门经理。
十、 支持信息清单
《订舱明细单》
《核销单》
《报关资料》
《换证凭条》
十一、 成果清单
《外运流程登记表》
《出货计划流程登记表》
《货代公司不良记录统计表》
《核销单》
第十二节 付费（货代）流程
流程内容与下面说明有些不一样
一、接货代发票
每票货物船开后，外运员收到货代寄来的运输发票。
二、审核登记
外运员应进行以下工作：
1. 收到发票后进行仔细审核。
2. 在保证每票费用毫无疑义的情况下按相关业务员、发票号、商检号、金额、货代、付款日期作登记。
三、业务员签字
外运员做好审核与登记后，交相关业务员审批和签字。
四、商务处处长签字
业务员签字后，外运员交给商务处长及储运员审核、签字。（储运和外运员不是一个岗位吗）
五、经理、总经理审批
处长和业务员、储运员签字后，由外运员送国际贸易部经理审批、签字，最后交由市场管理事业部总经理审批、签字。
六、财务审核登记
本部门手续办妥后，由外运员交财务审核、登记。
七、董事长审批（现在是否还需要）取消
财务办好手续、没有疑义后，由财务转交董事长审批。
八、财务
董事长审批好，由董事长转交财务，财务按发票上的帐号汇款。
九、回单复印件传真货代
货代款汇出后，由外运员将回单复印件（财务提供）传真货代。
十、其它工作及要求
外运员有责任控制每一票货物的出货成本（内陆包干费及海运费）。
十一、支持信息清单
《运输发票》
《电汇回单复印件》
十二、成果清单
《付费清单流程登记表》
第十三节 付费（散货）流程
散货与集装箱付费的审核程序应该一样
散货付费是以下两种情况产生的：
1. 货物从上海出运，需自己安排车子送上海仓库。
2. 散货、装不满一个整柜的情况下需自己安排车子送（宁波或上海）仓库。
以上两种情况都不需货代来我司拖箱。
一、接收货运发票
外运员接到货运发票，进行审核登记（此费用是车主自己每星期六来我司结算）。
二、审核登记
1. 外运员根据车主《发货回单》上的件数、车号和发货日期与我司《发货清单》（发货员反馈）上的件数、车号和日期来核对的。
2. 外运员核对后分别在《发货回单》和《发票》上注明商检号、客户名称，签上字后，《发货回单》由（此张回单关系重大，一定要在上面注明相对应的商检号、金额、客户名称）外运员留底和存档，以便以后复查。
三、业务员签字
外运员核对、登记完毕后交相关业务员审核、签字。
四、处长签字
业务员签字后，由外运员交商务处处长审核、签字。
五、经理审批、董事长审批、财务付款
1. 以上手续办妥后，外运员将发票交给相关车主，由车主本人交外销部经理、财务、董事长审批和签字。
2. 一切手续OK后，车主凭此发票去财务取钱。
六、支持信息清单
《发货清单》
《发货回单》
《发票》
《运输发票》
七、成果清单
《付费清单流程登记表》
第十四节 报检流程一、准备报检资料
《装箱单》、《发票》和《合同》-----本处资料准备岗位/外贸供货业务员。
《报检委托书》-----报检员/外贸供货业务员提供。
《生产明细单》-----业务员提供。
《纸箱合格证》-----纸箱厂提供。
《偶氮检测合格证》-----商检局提供。
报检员制作《报检单》、《过程记录单》和《出境货物标识记录单》。
企业自我申明《欧盟登记表》和《A20材料登记表》。
二、商检
1. 电脑输机（填制出境货物报检单）、再发送。
2. 接受报关资料、收集纸箱合格证书及出境货物标识记录单。
3. 填制过程检验的原始记录单。
4. 电子报检成功（收到出入境检疫局的正式回执）、打印《出境货物报检单》、并加盖公章、填制完整。
5. 以上资料依商检号为标准，整理出每套完整的报检资料；如有偶氮测试的，要出示《偶氮检测合格证》（商检局提供）、并填制自我申明。
三、换证凭条
1. 根据以上资料到出入境检验局做电脑输机、电脑审核、并提交。到该局的电子数据系统。
2. 上述报检资料仍须由自己先审核、后由轻纺处审核并签名才能通过。
3. 检务处审核、计费打单、出《换证凭条》给报检员。
四、变更
核查内容：港口、数量、金额、名称有无更改，在有更改的情况下，发货前业务员及时通知外运员，发货后发货员及时通知外运员。
五、换证凭条复印件给外运员
《换证凭条》复印给外运员或外贸供货的业务员。
六、商检资料存档
《换证凭条》及相关每一商检号的报检资料、《生产明细单》、作电脑登记、并作人工归档以便核查。
七、其它工作内容及要求
如遇到更改港口，在换单前要由业务员事先通知报检员。报检员重做报验资料、到商检局办理更改手须（需正当的理由）。
八、支持信息清单
《装箱单》
《发票》
《合同》
《报检委托书》
《纸箱合格证》
《偶氮检测合格证》
九、成果清单
《换证凭条》
《换证凭单》
《报检单》
《品质证书》
《出境货物季度统计表》
《过程记录单》
《出境货物标识记录单》
第十五节 发货流程
出货流程与发货流程是否可以合并
一、台帐员审核
在发货的前一天外运员通知台帐员开《发货清单》，台帐员根据《台帐》审核货款是否收到。
二、开发货清单
若收到货款，台帐员开《发货清单》，将其给发货员。自营不存在见货款发货，一般是先发货后收汇，供货有些客户是先收到货款再发货的，要区分开来
根据台帐员所开发货单，发货员认真核对《生产明细单》，确认所要发的货的数量和要发货的完成情况。如要发的货未完成，要和所在公司和车间领导进行沟通，确保顺利发货。
三、清点货物、检验
发货员根据生产明细单，清点所要发的货的数量。
四、主持装箱
1. 发货员根据所发货的箱规，安排合理有序的装箱。
2. 如有特殊情况，发货员需安排驾驶员的住宿问题。
3、对于一个集装箱的货，在发货时又装不下整柜时，发货员要及时与供应部计算箱规的负责人联系，以保证货物如数出货，并通知业务员。
五、填写发货记录
根据装柜的数量，发货员在发货过程中及时做好发货记录，给装箱人员确认和记好装箱体积。
六、统计员登记
发货员将《发货清单》反馈给台帐员和财务部。统计员将其进行登记。
七、给单证员
发货员将《发货清单》反馈给单证员。
1. T/T收款
T/T收款的，单证员将《发货清单》交给业务员。
2. L/C收款
L/C收款的，单证员口头通知业务员，将《发货清单》存档。
八、支持信息清单
《台帐》
《生产明细单》
九、成果清单
《发货清单》
第十六节 提单流程
一、接收提单确认件
文员把从货代接收进来的提单确认件传递到相应人员手中，如是做L/C的，传递给单证员确认；做T/T的，传递给业务员确认。
二、L/C单证员确认
1. 资料提供
《发货清单》-----发货员提供；
《生产明细单》和《合同》-----计划员提供；
《箱规资料》-----供应部提供。
2．根据《发货清单》及《生产明细单》、《合同》、《箱规资料》及《信用证》做《装箱单》、《发票》，根据《装箱单》确认提单上的SHIPPING MARKS、NO.OF PAKAGES、DESCRIPTION OF GOODS、GROSS WEIGHT、MEASUREMENT。确认箱型、总箱数是否正确
3．根据《信用证》确认提单SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY PARTY、PORT OF LOADING、PORT OF DISCHARGE。
4. 《信用证》的其它特殊条款须在提单上显示的写在提单品名栏上。确认其运费的付款方式。
5. 标明其它应要船公司签单注意的事项。
三、T/T业务员确认
1．业务员确认SHIPPER，再根据客户要求确认提单的CONSIGNEE、NOTIFY PARTY。
2。根据贸易合同确认PORT OF LOADING、PORT OF DISCHARGE、DESCRIPTION OF GOODS。
3．根据《装箱单》，确认SHIPPING MARK，GROSS WEIGHT、MEASUREMENT。
4、确认箱型是否正确、总箱数是否正确
四、传给货代
单证员或业务员将确认好的提单回传给货代，等修改再次回传后再次确认，直到确认OK件后结束。
五、接收正本提单
船离港后的一周时间内，L/C单证员向货代催收《正本提单》。T/T由外运员催收《正本提单》，并做好T/T的提单登记记录。正本提单统一由外运员接收，L/C的，传递给单证员；T/T的，传递给业务处长。
六、支持信息清单
《信用证》
《装箱单》
《发货清单》
《箱规资料》
《生产明细单》
《合同》
七、成果清单
《正本提单》
《T/T的提单登记记录单》
第十七节 单证流程
单证员按以下规定进行操作。
一、受证
如通过中行，接中行信用证通知科通知后，去银行取信用证；如通过其它银行需先付通知费的，凭正本发票或复印件付费，传回单给通知行，并催寄正本《信用证》；如通过其它银行不需先付费的，银行直接通过EMS寄的，收到邮件后，凭正本发票付费。
二、复印、登记
接到银行通知取到《信用证》正本后，复印一份，把《信用证》号码、客户名称、最迟装船期、有效期、金额、合同号、数量等登记在《信用证登记本》上。
三、审证
审核《信用证》上受益人名称及其地址有没有错误，把交货期、有效期、指定船公司或货代等用笔标记出来，看有没有不可接受条款，如有标记出来。
四、信用证复印件给业务员
如《信用证》上有不可接受的条款，告诉业务员，要他们跟客户协商并修改；其它数量、交货期等条款由业务员核对并把关；有指定船公司或需检验的提醒业务员注意。
如客户有修改信用证的，接银行通知取到《信用证修改件》后复印并登记审核后把复印件传递给业务员。
五、准备信用证资料
发货后，编写发票号及资料袋，根据《生产明细单》、《合同》、《箱规资料》、《发货清单》及《信用证》等制作《发票》、《装箱单》、确认提单及《信用证》上规定的其它单据。
六、审单
提单正本收到后，审核整套单据是否有误，无误后复印一整套单据COPY件留档。
七、交单
整理好一整套《信用证》所需单据后，填写银行交单联系单及交单登记表，经银行审核无误后寄单，如有误需修改后再提交银行。
八、归档
按月份及交单顺序将单证有关资料归档。
九、其它工作及要求
银行交单后，关注收汇状况，超过1个月以上没收汇或单据存在不符点的通知业务员跟踪客户，由业务员及时了解客户情况。
十、支持信息清单
《信用证》
《合同》
《生产明细单》
《发货清单》
《箱规资料》
十一、成果清单
《信用证登记本》
《银行收汇单》
第十八节 核销单流程
一、到外汇管理局领取核销单
1．当《核销单》剩十份左右时，统计员委托财务科核销员前往温岭外汇管理局领取，领取前先在电子口岸里申请，按需要申请份数当窗口跳出“申请成功”为准。
2．规定领取时间为每周的一、三、五。
二、盖公章各海关代码章
1．统计员按份数领取回来的出口《核销单》先到财务主管处拿“台州宝利特鞋业有限公司” 印章依次逐份盖印，如果是进出口《核销单》盖上“浙江宝利特进出口有限公司”章印。
2．统计员盖上单位代码章印后，保管好以备提供给外运员。
3．统计员登记在《核销单管理登记表》上，登记内容分别为核销单号、领单时间、商检号、出口口岸、备岸发放时间、签收人、收回时间、退税资料、财务签收人、销售国别，以便日后回收登记。
三、备岸
1. 外运员拿来报关资料，每份《核销单》附一份报关资料，并分别在《核销单管理登记表》上登记商检号、出口口岸并要求外运员签收。此句话有矛盾，外运员叫外运员签收？
2. 打开电子口岸输入正确密码（注：密码输入要正确否则若连续输错三次卡将会被锁住，唯一只有去当地海关局解锁。）然后按照正确的出口口岸备岸，当窗口跳出“备岸成功”为准。
四、提交外运员
外运员给已备案的《核销单》同报关资料按《外运流程登记表》的程序做登记。
报关资料和《核销单》的登记工作完毕后，每套报关资料按不同关区附上《报关委托书》、《报关单》、《报检委托书》。
五、提交贷代
外运员通过快递将《核销单》寄给货代。
六、回收核销单
1． 当每票货物开航半个月后，货代的运费已付的情况下可以回收《核销单》（除特殊情况）。确定核销单回收的期限
2．《核销单》收回后，外运员按收单日期、核销单号、货代公司、申报日期登记在《 年度核销单登记本》上。
七、提交财务
1．外运员将《核销单》附上相对应的退税联和结汇联交给统计员签收，随后由统计员转交财务。
2．每月圆满完成核销单退税工作。
八、支持信息清单
《核销单》（外汇管理局）
九、成果清单
《核销单管理登记表》
《外运流程登记表》
《 年度核销单登记本》
第十九节 商检、报关、退税资料准备流程
一、支持信息清单
《生产明细单》、《合同》
《箱规资料》
二、成果清单
《发票》、《装箱单》
《商检、报关和退税资料移交记录》
第二十节 收款单确认登记流程
N
Y Y
通
知
统 计 员
一、到财物取银行收款底单
统计员到财物领取银行收款底单（银行收款底单主要包括T/T，L/C，D/P，人民币单；T/T通常包括定金、模具费、海运费、余款等）。
二、复印银行收款底单，并归还原件
统计员复印银行收款底单后，将原件归还财务（如人民币单，要复印两份；外汇美金单的，复印一份；信用证、D/P的，复印两份）
三、是否属外汇T/T
（一）美金单的（欧元单）
1.业务员确认并登记、留档
业务员通常对收款底单复印件上的汇款人和汇款细言进行确认，无误后在复印件上登记客户名称、商检号、扣费、具体用途等；登记后，复印一份留档保存，登记件返还统计员。
2.统计员将复印件传递财务
统计员将业务员返还的登记件留档，同时复印1份传递财务。
（二）人民币单的
业务员接到统计员传递的收款底单复印件后，仔细核对人民币金额，无误后留档保存，同时通知统计员款项的具体用途，以便于统计员入帐。
四、属于L/C、D/P的
统计员查商检号和客户单位并在底单上填写，将其复印1份交至业务员登记存档。
五、入帐归档
统计员根据业务员确认或登记后的银行收款底单入帐，归档。
六、成果清单
《台帐》
第二十一节 统计岗位流程缺少流程
一、工作要求
1．复印预排合同。
2．根据生产明细单、货款登记台帐。
3．制作逾期发货、逾期应收货款台帐。
4．编制年、月销售情况报表。
5．核销单的领用、备岸、回收。
二、支持信息清单
《生产明细单》
《合同》
《货款》
《反馈的发货单》
三、成果清单
《台帐》
《应收未收款》
《鞋类自营出口数量、金额及收汇月报表》
《鞋类外贸供货数量、金额及收汇月报表》
《重点客户销售统计表》
《销量排行榜》
第二十二节 佣金审批流程
Y N
签章后 备注后
一、流程说明
为了规范佣金审批流程，缩短佣金审批、支付的时间，现将流程重新规定如下：
1. 业务员填写佣金审批单，随明细单、合同经处长和部门经理审批签字后传递至统计员。
2. 统计员将佣金审批单交销售定价处，销售定价处按照明细单要求核算成本、计算利润。
3. 销售定价处将扣除佣金达到公司规定利润率（按报价单不超过5%个点浮动）的，签章后返回到统计员；将扣除佣金没有达到公司规定利润率的，备注并返回统计员。
4. 统计员将返回的明细单、合同退还业务员。
5. 统计员待签章合格审批单的订单金额货款收到后，当天将佣金审批单交由市场事业管理部总经理审核签字，最后交财务支付（两个工作日内完成）。
6. 统计员将核算不合格的审批单退还业务员。
二、支持信息清单
明细单和合同
三、成果清单
拥金审批单
注：1.销售定价处必须在收到审批单1个工作日内返还信息。
2.业务员在洽谈时，必须经业务处长同意后方可答应客户的佣金。
3.没有按此流程的佣金不予办理。
第二十三节 提单（异地）电放流程
Y
N
一、流程说明
1. 业务员将填制好的《电放申请单》，交由统计员核查货款是否已到帐，如货款已到帐的，统计员在上面注明并签字，如货款未到帐，由业务处长和经理审核签字并注明原因。货款未到的不能电放，特殊客户由经理签字同意后方可放单
2. 业务员将签字后的电放申请单和电放保函一起交由外运员。
3. 外运员递交到货代安排电放。
4. 外运员电放后，在1个工作日内接收电放底单交业务员。
二、支持信息清单
《电放申请单》、《电放保函》
三、成果清单
《提单电放底单》
第二十四节 《坏帐损失报批单》流程
Y
N
Y
&n, , , bsp; N
流程说明
一、填写《坏帐损失报批单》
（一）属于客户投诉范畴
1.客户管理部客户服务代表接到客户以传真、电子邮件、实样、图片等形式的品质投诉时，按编号及时填写《坏帐损失报批单》，详细记录客户投诉的内容、投诉受理时间、是否要求索赔等；如接到客户服务投诉，及时登记后，直接传递国际贸易部经理审核。
如内、外贸业务员接到投诉，负责将投诉信息转移至客户管理部，并提供相关的详细资料；
2. 客户服务代表填写《坏帐损失报批单》后，传递相关业务员确认，再由业务员传递至处长和部门经理处签字确认，在1个工作日内反馈回客户服务代表。
客户管理部经理收到客户服务代表填写《坏帐损失报批单》后，受理所有客户投诉；
客户管理部经理如接受投诉要求，仔细审核《坏帐损失报批单》后签字,经客户服务代表传递至核算管理部；
对于超出我司产品和服务范围之外的所有投诉，经客户服务代表核实后，委婉答复顾客；
（二）除客户投诉外的其它坏帐范畴
业务员交填好的《坏帐损失报批单》及相关附件，经处长和经理审批签字后，交由客户服务代表传递至核算管理部。
二、核算管理部调查分析
核算管理部在接到《坏帐损失报批单》后三个工作日内经调查分析，履行相应处理程序后将调查结果记录在《坏帐损失报批单》上，传递给客户管理部客户服务代表。责任部门签字人员至少应为经理级别，如各生产厂经理或各事业部总经理、副总经理等。
三、理赔。
1、已经明确理赔数额的，如理赔金额在一万美金以下的，由市场管理事业部总经理处批准签字；金额超过一万美金的需报董事会批准。
如客户要求理赔，经核实非我司原因，则直接通报客户最终处理结果，同时抄送相关业务员，以便沟通协商。
2、尚未确定理赔数额的，客户服务代表保留《坏帐损失报批单》原件，《坏帐损失报批单》复印件交至业务员处，业务员与客户协商，协商后确定理赔数额的，业务员反馈客户服务代表（业务员的复印件上需有处长、经理签字确认），客户服务代表将《坏帐损失报批单》原件交至市场管理事业部总经理审核签字;不需要理赔的,《坏帐损失报批单》由客户管理部直接存档。
四、销账
凡涉及金额的《坏帐损失报批单》，客户服务代表均将审核签字后的《坏帐损失报批单》复印两份，原件交至财务部做相应的财务支付或销帐；一份复印件交至市场管理事业部统计员记帐；剩余一份复印件留档保存。未涉及金额的《坏帐损失报批单》，由客户管理部直接留档保存。
五.反馈客户
客户管理部填写《顾客投诉结果处理反馈单》，通知客户最终处理结果。
六、存档备案
客户管理部对投诉处理过程进行总结评价，吸取经验教训，提出改善对策，并存档备案。其中存档信息包括：《坏帐损失报批单》，《顾客投诉结果处理反馈单》，《客户投诉总结》。
七、支持信息清单
有关客户资料（包括客户邮件、传真或其它相关资料等）
八、成果清单
《坏帐损失报批单》
《顾客投诉处理结果反馈单》
《客户投诉总结》
备注：此《坏帐损失报批单》包括《董事审批单》、《理赔单》、《质量信息反馈单》。
根据确定的理赔数额对相应责任部门和个人进行的后续责任落实过程，核算部负责将最终处理结果传递至客户管理部留档。
